چگونه قابلیت Out of office سرویس Gmail را فعال کنیم؟

با فعال کردن این قابلیت، وقتی خارج از دفتر هستید، ایمیل‌های کاری شما همچنان فعال هستند. اگر برای مدتی در مرخصی هستید، می‌توانید پیام‌های اداری خود را در Gmail طوری تنظیم کنید تا به افراد دیگر اطلاع دهید که در دفتر نیستید. در این مقاله نحوه انجام این کار توضیح داده است.

مرتبط : بهترین روش اضافه کردن امضای الکترونیکی به Gmail

یک پیام خارج از دفتر در Gmail Online تنظیم کنید

ساده‌ترین روش تنظیم پیام خارج از دفتر کار در Gmail از طریق کامپیوتر  Windows یا Mac است. برای اینکه بتوانید این کار را انجام دهید باید وارد حساب گوگل خود شوید.

برای شروع به وب سایت Gmail بروید و روی نماد چرخ دنده “Settings” در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. از منوی “Quick Settings” که مشاهده می‌کنید، گزینه “See All Settings” را انتخاب کنید.

برای انجام این کار به قسمت تنظیمات Gmail حساب خود رفته و به پایین تب ” General ” بروید تا گزینه‌های ” Vacation Responder” را ببینید. در برخی از مناطق، مانند انگلستان، این گزینه با عنوان ” Out-Of-Office AutoReply” نامگذاری شده است که در تصویر زیر مشاهده خواهید کرد. این نامگذاری به این علت است که معمولا در انگلستان از اصطلاح ” vacation” برای اشاره به مرخصی یا دور بودن از محل کار استفاده نمی‌شود. با این وجود تنظیمات برای همه مناطق به یک شکل است.

پیام‌های خارج از دفتر به طور خودکار به ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید، پاسخ می‌دهند و به آن‌ها در مورد این واقعیت که شما قادر به پاسخ دادن نیستید، هشدار می‌دهند. می‌توانید تاریخ روزهایی که خارج از دفتر یا ” on vacation” هستید و از ایمیل‌های خود دور هستید را از تاریخ “روز اول” و “آخرین روز” تنظیم کنید.

اگر می‌خواهید تاریخ آخرین روز را فعال کنید، باید علامت کنار کادر ” Last Day” را فعال کنید. در غیر این صورت، اگر آن را به صورت دستی غیرفعال نکنید، Gmail به ارسال پیام‌های خارج از دفتر ادامه خواهد داد.

پس از تنظیم دامنه تاریخ، باید پیامی که می‌خواهید به طور خودکار ارسال شود را تنظیم کنید. عنوان ایمیل را در کادر ” Subject ” ذکر کرده و سپس یک پیام را در کادر ” Message” تایپ کنید. به عنوان مثال این کادر متنی مکان مناسب برای مشخص کردن مدت زمان دور بودن شما از دفتر است.

اگر می‌خواهید پیام‌های خارج از دفتر، فقط برای مخاطبین Gmail ارسال شود، کادر تأیید ” Only send a response to people in my contacts ” را علامت بزنید. با انتخاب این کادر، به طور خودکار به افرادی که آنها را نمی‌شناسید یا ایمیل‌های خودکار پاسخ نمی‌دهید.

پس از آماده شدن برای ذخیره و استفاده از پیام خارج از دفتر، با توجه به موقعیت مکانی خود، گزینه “Vacation Responder On” یا “Out of Office AutoReply On” را انتخاب کنید. اگر دکمه رادیویی کنار این گزینه‌ها فعال است و از پیام خارج از دفتر کار خود راضی هستید، روی دکمه ” Save Changes” در پایین صفحه کلیک کنید.

با این کار پیام خارج از دفتر شما از ساعت ۱۲ نیمه‌شب تاریخی که تنظیم کرده‌اید، فعال می‌شود. اگر آخرین روز را تعیین کرده باشید، ارسال پیام در ساعت ۱۱:۵۹ بعدازظهر در آن تاریخ متوقف می‌شود.

مرتبط : چگونه می‌توان در Gmail ارسال‌کنندگان خاصی را مسدود کرد

پیام خارج از دفتر Gmail را در تلفن همراه خود تنظیم کنید

می‌توانید پیام خارج از دفتر خود را در برنامه Gmail در دستگاه Android ، iPhone یا iPad خود تنظیم کنید. این مراحل در همه سیستم عامل‌های تلفن همراه به یک شکل خواهد بود.

برای شروع، برنامه “Gmail” را در تلفن یا تبلت خود باز کنید. پس از باز کردن، روی منوی ” hamburger” در گوشه بالا سمت چپ برنامه ضربه بزنید.

به پایین لیست بروید و سپس روی گزینه ” Settings ” ضربه بزنید.

در منوی ” Settings”، روی حساب گوگلی که می‌خواهید پیام خارج از دفتر کار را به آن اضافه کنید ضربه بزنید.

منوی تنظیمات حساب‌های Gmail شما گزینه‌هایی دارد که مختص حساب شما هستند، از جمله پیغام‌های خارج از دفتر. برای افزودن پیام خارج از دفتر، با توجه به موقعیت مکانی خود، روی گزینه ” Vacation Responder” یا ” Out Of Office AutoReply” ضربه بزنید.

در مرحله بعدی باید تنظیمات پیام خارج از دفتر کار خود را انجام دهید. برای تغییر تنظیمات پیام روی نوار “Vacation Responder” یا “Out of Office AutoReply” ضربه بزنید.

درست مانند تنظیمات پیام خارج از دفتر کار Gmail در مرورگر دسک تاپ، باید گزینه های ” First Day” و ” Last Day” مدت زمان فعال بودن پیام را تنظیم کنید. اگر نمی‌خواهید تاریخ پایان داشته باشید، به جای آن گزینه “Last Day” را روی “None” تنظیم کنید.

همچنین برای ارسال به کاربران باید یک موضوع و پیام اضافه کنید. اگر فقط می‌خواهید به مخاطبین خود پیام ارسال کنید، روی کادر تأیید ” Send to my contacts only” ضربه بزنید.

برای ذخیره و اعمال پیام، روی گزینه ” Done” در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید.

این پیام خارج از دفتر شما از ساعت ۱۲ نیمه‌شب در تاریخ مشخص شده در ” First Day ” فعال می‌شود. اگر تاریخ پایان را تعیین کرده باشید، پیام‌ها در ساعت ۱۱:۵۹ صبح همان روز متوقف می‌شوند.

مرتبط : نحوه لغو ارسال یک ایمیل در Gmail

howtogeek