قالب های ایمیل در برنامه Microsoft Outlook به راحتی ایجاد می شوند، اما استفاده از این الگوها، کار آسان نیست. خوشبختانه شما می توانید یک الگوی دلخواه ایجاد کرده و برای دسترسی آسان تر، این الگو را به  قسمت ribbon اضافه کنید.

استفاده از قالب ها برای ارسال ایمیل های تکراری که از یک متن و محتوای مشخص برخوردارند، کاملا مفید است. در برنامه Microsoft Outlook، ایجاد و ذخیره قالب ایمیل آسان است. با این وجود، باز کردن یک قالب ایمیل، چندان راحت نیست و نیاز به چندین بار کلیک بر روی منوهای مختلف دارد. ذخیره سازی ایمیل در پوشه “Drafts” ساده تر از باز کردن یک قالب ذخیره شده است و سپس می توانید این ایمیل را کپی کرده و متن آن را در ایمیل جدید paste کنید.

اگر چه که این روش کار شما را راه می اندازد، اما اگر انتخاب کننده قالب ایمیل  را به ribbon اضافه کنید، استفاده از قالب های ایمیل خیلی آسان تر می شود. این امر باعث می شود تا با کلیک های کمتری به قالب ایمیل دلخواه خود دست یابید و به شما این امکان را می دهد تا از قالب های در نظر گرفته استفاده کنید. استفاده از کتابخانه ایمیل های از پیش نوشته شده، در زمان شما صرفه جویی زیادی می کند که می توانید آنها را از یک منو انتخاب کنید.

در اینجا برای شروع به شما نشان می دهیم که چگونه یک قالب ایمیل ایجاد کنید و سپس نحوه افزودن یک انتخاب کننده قالب ایمیل به ribbon را نیز بررسی می کنیم.

مرتبط : آموزش افزودن رنگ یا تصویر به پس زمینه ایمیل در Outlook

یک قالب ایمیل ایجاد کنید

قبل از اینکه قادر به افزودن یک قالب ایمیل به قسمت ribbon برنامه Microsoft Outlook باشید، لازم است که یک قالب ایمیل ایجاد کنید. برنامه Microsoft Outlook را باز کنید و یک ایمیل جدید ایجاد کنید. این ایمیل را به هر روشی که مایل هستید، شخصی سازی کنید.

قالب های ایمیل موضوع، متن و هر قالب بندی دلخواه دیگری از جمله رنگ ها، تصاویر پس زمینه، امضای شما و غیره را ذخیره می کنند. هنگامی که قالب ایمیل شما دقیقا همان چیزی شد که مد نظر شما است، روی گزینه “File” کلیک کنید.

گزینه “Save As” را انتخاب کنید.

در پنجره “Save as”، قسمت “Save as type: ” را به “Outlook Model (* .oft)” تغییر دهید و سپس روی “Save” کلیک کنید.

قالب ایمیل شما اکنون آماده استفاده است.

مرتبط : نحوه لغو ارسال یک ایمیل در Gmail

نحوه باز کردن قالب های ایمیل در برنامه Outlook

برای باز کردن یک قالب ایمیل در برنامه Microsoft Outlook ، باید به زبانه “Home” بروید و سپس مسیر New Items > More Items > Choose Form را انتخاب کنید.

در پنجره “Choose Form”، باید منوی کشویی “Look in: ” را به ” User Templates in File System” تغییر دهید. هم اکنون می توانید بر روی قالب خود دوبار کلیک کنید تا باز شود.

یک ایمیل جدید که محتویات قالب را نشان می دهد، باز خواهد شد. این روش قالب ایجاد شده را باز می کند، اما روش سریعی برای دستیابی به قالب مورد نظر نمی باشد. حتی ممکن است در این روش مسیر منو را نیز فراموش کنید.

اگر گزینه “Choose Form” را به قسمت ribbon اضافه کنید، باز کردن قالب ها بسیار راحت تر خواهد شد.

مرتبط : نحوه حذف حساب ایمیل از (Mail App) آیفون و آی‌پد

نحوه باز کردن قالب های ایمیل به آسان ترین روش

در اینجا می خواهیم دکمه جدیدی را به زبانه “Home” در قسمت ribbon برنامه Outlook اضافه کنیم تا بتوانیم پانل “Choose Form” را مستقیماً از آنجا باز کنیم.

برای شروع روی هر یک از زبانه های ribbon کلیک راست کرده و سپس “Customize the Ribbon” را انتخاب کنید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

در پانل “Customize the Ribbon”، منوی کشویی “Popular Commands” را به “All Commands” تغییر دهید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

به پایین رفته و “Choose Form” را انتخاب کنید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

برای افزودن این دکمه به ribbon، در ابتدا باید آن را به یکی از گروه های موجود در ستون سمت راست اضافه کنید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

در اینجا می خواهیم دکمه مورد نظر را به زبانه “Home” در گروه خودش، در کنار “New” اضافه کنیم. به منظور انجام این کار، روی “New” کلیک کرده و سپس روی “New Group” کلیک نمایید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

روی گروه جدیدی که اضافه شده است کلیک کرده و سپس بر روی “Rename” کلیک نمایید. نام آن را به “Templates” (یا هر نام دیگری که خودتان می خواهید) تغییر دهید و سپس بر روی “OK” کلیک کنید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

نام گروه جدید به هر آنچه شما نامگذاری کرده اید تغییر خواهد کرد. مرحله آخر، اضافه کردن این دکمه به گروه مربوطه است. گزینه “Choose Form” را از ستون سمت چپ انتخاب کنید، بر روی “Add” کلیک کنید تا این گزینه به گروه اضافه شود و سپس بر روی “OK” کلیک نمایید.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

گروه جدید ایجاد شده که شامل دکمه “Choose Form” است، اکنون در زبانه “Home” مشاهده می شود.

ایجاد و استفاده از قالب ایمیل

اکنون می توانید برای باز کردن پانل مورد نظر فقط بر روی “Choose Form” کلیک کنید و از کلیک بر روی چندین منوی مختلف خلاص شوید.

howtogeek

|برای مطالعه سایر مقالات ما به مجله کندل مراجعه نمایید|

|برای خرید محصولات دل کلیک کنید|

|برای تعمیرات لپ تاپ کلیک کنید|

|کندل ، نمایندگی دل ایران|

نمایندگی دل ایران

نمایندگی دل ایران

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید