اگر مایل به بازیابی یک ایمیل از یک فایل پشتیبان هستید، وارد کردن همه فایل کامل ایمیل ها به برنامه Outlook کاری بسیار طولانی و وقت گیر است. در این مقاله نحوه باز کردن یک فایل PST در برنامه Microsoft Outlook و جستجو در محتوای این فایل، بدون نیاز به import آن، توضیح داده شده است.

پشتیبان گیری از ایمیل های خود در یک فایل PST، راه خوبی برای ایجاد بایگانی طولانی مدت ایمیل ها و صرفه جویی در فضای حساب ایمیل شماست. اما اشکال احتمالی این پشتیبان گیری این است که نحوه دسترسی به یک ایمیل به خصوص در یک فایل PST بدون وارد کردن کل فایل، مشخص نمی باشد.

مرتبط : نحوه استفاده از فایل های vCalendar در برنامه Outlook

خوشبختانه برنامه Outlook به شما این امکان را می دهد تا بدون وارد کردن یک فایل PST، آن را باز کنید که در این صورت اگر این فایل تنها به صورت یک پوشه باشد، قادر به مرور محتوای آن خواهید بود. می توانید پیام های خود را بخوانید، آ نها را در حساب خود کپی کرده یا انتقال دهید، حذف کنید، به آنها پاسخ دهید، فوروارد کنید، کار یا جلسه ای را ایجاد کنید و می توانید هر کار دیگری را که با ایمیل های سنتی انجام می دهید را با این ایمیل ها نیز انجام دهید.

در ابتدا برنامه Microsoft Office را باز کنید، روی گزینه “File” کلیک کنید و سپس Open & Export > Open Outlook Data File را انتخاب کنید.

مرتبط :‌ خروجی گرفتن و وارد کردن فرستنده های ایمن و مسدود شده Outlook

به فایل PST موردنظر رفته و روی گزینه “OK” کلیک کنید تا این فایل باز شود.

فایل PST در پایین صفحه با عنوان “Outlook Data File” ظاهر می شود.

همانند سایر پوشه هایOutlook ، در بین پوشه های موجود در این فایل PST مرور کنید. تا هر زمان که مایل باشید، حتی اگر برنامه Outlook را ببندید و دوباره آن را باز کنید، می توانید این فایلPST  را باز نگه دارید. این امر باعث می شود تا فایل های پشتیبان در کاهش دادن تعداد ایمیل های موجود در صندوق ورودی شما بسیار مفید باشد، زیرا پیام های موجود در فایل PST فقط در آن فایل وجود دارند و در حساب آنلاین شما وارد نمی شوند.

مرتبط : نحوه درج اطلاعات مخاطبان Outlook در ورد

اگر به طور همزمان چندین فایل PST باز دارید یا اگر می خواهید ببینید که در این فایل چه چیزی است، می توانید نام این فایل را از نام پیش فرض “Outlook Data File” به هر چیز معنا دارتری تغییر دهید.

روی “Outlook Data File” راست کلیک کرده و از منو ظاهر شده گزینه “Data File Properties” را انتخاب کنید.

روی دکمه “Advanced” کلیک کنید.

در کادر “Name” نام با معنی تری را وارد نمایید.

این امر نام فایل PST را تغییر نمی دهد. با این کار تنها نام نمایش داده شده در Outlook تغییر می کند.

همچنین می توانید با کلیک بر روی “Change Password” از فایل PST خود محافظت کنید.

با این کار پنجره “Change Password” باز می شود که با استفاده از این پنجره می توانید یک رمز عبور برای این فایل تعیین کنید. به این ترتیب، هیچ کس نمی تواند بدون وارد کردن رمز عبور تعیین شده توسط شما این فایل را باز کند.

اکنون لازم است که یک نکته هشداری مهم را بدانید: اگر رمز عبور خود را فراموش کنید، دیگر به محتوای فایل PST خود دسترسی نخواهید داشت، بنابراین حتما رمز عبور خود را در جایی ایمن، مانند یک برنامه مدیر رمز عبور ذخیره نمایید.

روی “OK” در پنجره “Change Password” کلیک کنید.

سپس در دو صفحه بعدی بر روی گزینه “OK” کلیک کنید.

فایل PST

 حالا فایل “Outlook Data File” به نام جدیدی که به آن اطلاق کرده اید، تغییر داده می شود.

فایل PST

اگر دیگر نیازی به مشاهده این فایل PST ندارید، به راحتی می توانید آن را حذف کنید. روی نام فایل کلیک راست کرده و سپس گزینه “Close [Folder Name] ” را انتخاب کنید.

فایل PST

تغییر نام فایل PST به حافظه Microsoft Outlook سپرده می شود، بنابراین اگر فایل PST را ببندید و در آینده دوباره آن را باز کنید، به جای اسم “File Data Outlook”، نام جدیدی که روی این فایل گذاشته اید نمایش داده می شود.

مرتبط : بهترین روش ایجاد جلسه از طریق ایمیل در برنامه Outlook

howtogeek

|برای مطالعه سایر مقالات ما به مجله کندل مراجعه نمایید|

|برای خرید محصولات دل کلیک کنید|

|برای تعمیرات لپ تاپ کلیک کنید|

|کندل ، نمایندگی دل ایران|

نمایندگی دل ایران

نمایندگی دل ایران

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید