مایکروسافت آفیس به شما این امکان را می دهد تا اسناد Office و فایل های PDF خود را رمزگذاری کنید. همچنین در صورتی که فایل های خود را رمزگذاری کرده باشید، این برنامه بدون زدن رمز عبور این فایل ها، حتی اجازه مشاهده آن ها را نیز به شما نمی دهد. نسخه های مدرن Office از رمزگذاری ایمنی بهره می برند که با فرض اینکه رمز عبور تنظیم شده به حد کافی قوی باشد، کاملا قابل اطمینان است.

مرتبط : نحوه بازیابی فایل ذخیره نشده در مایکروسافت آفیس

دستورالعمل های زیر روی مایکروسافت ورد، پاورپوینت، اکسل و اکسس (Access) 2016 اعمال می شود، اما روند این کار در سایر نسخه های اخیر Office نیز به همین صورت است.

ویژگی “محافظت از طریق رمز عبور” مایکروسافت آفیس چقدر ایمن است؟

ویژگی های محافظت از طریق رمز عبور مایکروسافت آفیس در گذشته خیلی قوی نبوده است. از Office 95 تا Office 2003، طرح رمزگذاری بسیار ضعیف اجرا شده بود. اگر سندی با Office 2003 یا نسخه قبلی آن داشته باشید که با رمز عبور محافظت شده باشد، می توانید به راحتی و به سرعت با استفاده از یک نرم افزار باز کننده رمز عبور که به راحتی در دسترس است، رمز عبور آن را بشکنید.

از نسخه Office 2007 به بعد، مایکروسافت در رابطه با ویژگی امنیت، جدیت بیشتری به خرج داد. Office 2007 با استفاده از یک کلید ۱۲۸ بیتی، به یک ابزار استاندارد رمزگذاری پیشرفته (AES) تغییر ماهیت یافت. این کلید ۱۲۸ بیتی به طور کلی ایمن در نظر گرفته می شود و این بدان معنی است که Office اکنون از رمزگذاری واقعی و قوی­ای برای محافظت از اسناد شما در هنگام تنظیم رمز عبور استفاده می کند. ویژگی رمزگذاری PDF را مورد آزمایش قرار دادیم و دریافتیم که PDF نیز مانند Office 2016، از رمزگذاری ۱۲۸ بیتی AES استفاده می کند.

مرتبط: نحوه تغییر محل ذخیره مایکروسافت آفیس در ویندوز ۱۰

دو مساله مهم وجود دارد که لازم است به آن ها توجه کنید. اول، فقط رمز عبور هایی که سند را به طور کامل رمزگذاری می کنند، ایمن هستند. Office همچنین به شما این امکان را می دهد تا رمز عبور ” Restrict Editing (محدود کردن ویرایش)” یک فایل را تنظیم کنید، این امر به سایر افراد اجازه می دهد تا بتوانند فایل را بدون وارد کردن رمز عبور مشاهده کنند، ولی امکان ویرایش آن را نداشته باشند. این نوع رمز عبور به راحتی قابل شکستن و حذف شدن است و پس از حذف رمز عبور، سایر افراد اجازه ویرایش فایل را خواهند داشت.

همچنین رمزگذاری Office فقط درصورتی که در فرمت های مدرن سند، مانند .docx ذخیره شود، به خوبی کار می کند. اگر فایل خود را در فرمت های سند قدیمی، مانند  .docکه با آفیس ۲۰۰۳ و نسخه های قبلی سازگار هستند، ذخیره کنید، آفیس از نسخه قدیمی و غیر ایمن رمزگذاری استفاده خواهد کرد.

اما تا زمانی که فایل های خود را در فرمت های مدرن Office ذخیره می کنید و از گزینه ” Encrypt with Password ” به جای گزینه “Restrict Editing” استفاده می نمایید، اسناد شما ایمن خواهند بود.

مرتبط : چگونه اسناد آفیس را به طور پیش فرض در This PC ذخیره کنیم

نحوه محافظت از یک سند Office با استفاده از رمز عبور

برای محافظت از رمز عبور یک سند Office، ابتدا این سند را در برنامهWord ، اکسل، پاورپوینت یا Access باز کنید. روی منوی “File” در گوشه بالا سمت چپ صفحه کلیک نمایید. در بخشInfo ، بر روی دکمه “Protect Document” کلیک کنید و “Encrypt with Password” را انتخاب نمایید.

این دکمه در برنامه مایکروسافت ورد، “Protect Document” نامگذاری شده است، اما در برنامه های دیگر چیزی شبیه این عبارت نامیده می شود. این دکمه در برنامه مایکروسافت اکسل “Protect Workbook” و در برنامه مایکروسافت پاورپوینت “Protect Presentation” نامگذاری شده است. در برنامه Microsoft Access، در برگهInfo  تنها دکمه “Encrypt with Password” مشاهده می شود. به جز این مورد، سایر مراحل به یک شکل انجام می شود.

توجه: اگر فقط هدف شما این است که ویرایش سند را محدود کنید، می توانید گزینه ” Restrict Editing ” را در اینجا انتخاب کنید، اما همانطور که قبلا توضیح دادیم، این گزینه از امنیت زیادی برخوردار نیست و به راحتی می توان این محدودیت ویرایش را دور زد. در صورت امکان، بهتر است که کل سند را رمزگذاری کنید.

نحوه محافظت از اسناد و PDF ها با استفاده از رمز عبور در مایکروسافت آفیس

مرتبط: نحوه تغییر زبان در مایکروسافت ورد

رمز عبوری را که می خواهید با استفاده از آن سند خود را رمزگذاری کنید، وارد نمایید. بهتر است که یک رمز عبور قوی برای سند خود انتخاب کنید. در صورتی انتخاب یک رمز عبور ضعیف، اگر کسی به این سند دسترسی پیدا کند، به راحتی می تواند با استفاده از نرم افزارهای شکننده رمز عبور، رمز عبور این سند را حدس بزند.

هشدار: اگر رمز عبور خود را فراموش کنید، به هیچ وجه نمی توانید به این سند دسترسی پیدا کنید، به همین دلیل حتما رمز عبور خود را ایمن نگه دارید! مایکروسافت به شما توصیه می کند که نام سند و رمز ورود آن را یادداشت کرده و در مکانی امن نگهداری نمایید.

نحوه محافظت از اسناد و PDF ها با استفاده از رمز عبور در مایکروسافت آفیس

هنگامی که یک سند رمزگذاری می شود، پیام ” A password is required to open this document ” در صفحهInfo  نمایش داده می شود.

دفعه بعدی که این سند را باز می کنید، در ابتدا با کادر “Enter password to open file” مواجه می شوید. اگر در این کادر رمز عبور صحیح را وارد نکنید، به هیچ وجه نمی توانید محتوای این سند را مشاهده کنید.

نحوه محافظت از اسناد و PDF ها با استفاده از رمز عبور در مایکروسافت آفیس

برای حذف “محافظت با استفاده از رمز عبور” از یک سند، روی دکمه “Protect Document” کلیک کنید و دوباره گزینه “Encrypt with Password” را انتخاب نمایید. یک رمز عبور خالی وارد کرده و روی “OK” کلیک کنید. Office رمز عبور را از این سند حذف خواهد کرد.

چگونه می توانیم از یک فایل PDF با استفاده از رمز عبور محافظت کنیم

همچنین می توانید از یک سند Office، یک خروجی فایل PDF بگیرید و با استفاده از رمز عبور از آن فایل PDF محافظت کنید. سند PDF با رمز عبور انتخابی شما رمزگذاری می شود. این روش به دلایلی در مایکروسافت ورد کار می کند اما در برنامه اکسل کار نمی کند.

برای انجام این امر، سند مورد نظر را در برنامه مایکروسافت ورد باز کنید، روی دکمه منوی “File” کلیک کنید و گزینه “Export” را انتخاب نمایید. برای خروجی گرفتن از این سند در قالب یک فایل PDF، بر روی دکمه “Create PDF/XPS” کلیک کنید.

از پایین پنجره ظاهر شده (پنجره Save)، روی دکمه “Option” کلیک کنید. در پایین پنجره گزینه ها، گزینه “Encrypt the document with a password” را فعال کرده و روی گزینه “OK” کلیک کنید.

رمز عبور مورد نظر که می خواهید فایل PDF شما با آن رمزگذاری شود را وارد کنید و سپس روی گزینه “OK” کلیک نمایید.

پس از پایان کار، نامی برای فایل PDF وارد کنید و روی دکمه “Publish” کلیک نمایید. Office از این سند در قالب یک فایل PDF محافظت شده با رمز عبور خروجی می گیرد.

هشدار: در صورت فراموش کردن رمز عبور، نمی توانید فایل PDF رمزگذاری شده را مشاهده کنید. حتماً رمز عبور این فایل را در جایی ثبت کنید، در غیر اینصورت دسترسی به فایل PDF غیر ممکن می شود.

لازم است که رمز عبور فایل PDF را در هنگام باز کرد آن وارد کنید. به عنوان مثال، اگر فایل PDF را در مرورگر Microsoft Edge – نمایش دهنده پیش فرض فایل PDF در ویندوز ۱۰ – باز کنید، از شما خواسته می شود تا رمز عبور این فایل را قبل از مشاهده آن وارد کنید. این مورد در سایر نرم افزارهای نمایش دهنده فایل های PDF نیز به همین صورت عمل می کند.

این ویژگی می تواند به محافظت از اسناد حساس کمک شایانی کند، به ویژه هنگامی که این اسناد را روی درایو USB یا در سرویس ذخیره سازی آنلاین مانند Microsoft OneDrive ذخیره می نمایید.

رمزگذاری کامل دیسک، مانند رمزگذاری دستگاه (Device Encryption) و BitLocker در رایانه های شخصی ویندوزی یا برنامه FileVault در سیستم مک برای محافظت از تمام اسناد موجود در رایانه شما، ایمن تر و بدون دردسرتر عمل می کند، به خصوص در شرایطی که کامپیوتر شما به سرقت برود.

مرتبط : نحوه استفاده از قابلیت ” بازیابی فایل ویندوز (Windows File Recovery)” مایکروسافت در ویندوز ۱۰

howtogeek

|برای مطالعه سایر مقالات ما به مجله کندل مراجعه نمایید|

|برای خرید محصولات دل کلیک کنید|

|برای تعمیرات لپ تاپ کلیک کنید|

|کندل ، نمایندگی دل ایران|

نمایندگی دل ایران

نمایندگی دل ایران

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید