یکی از اصلی ترین مزیت های برنامه ی جایگزین آفیس گوگل، قابلیت اشتراک گذاری سریع و بی دردسر آنهاست. قابلیت کنترل مقدار دسترسی نیز از دیگر نکات مثبت این برنامه هاست. با این حال، این کار به سادگی یک کلیک ساده نیست و باید با دقت، مجوزهای دسترسی را بررسی و فعال یا غیرفعال کنید. امکان درج نظرات و پیشنهادات، ویرایش سند یا حتی صرفا مشاهده سند، همه و همه باید به درستی انتخاب شوند. در اینجا به روش انتقال اسناد از سرویس های گوگل Sheets، Slides و Docs میپردازیم.

اشتراک به افراد خاص

اشتراک گذاری در هر ۳ برنامه به یک صورت انجام می شود، برای همین ما در اینجا از گوگل Docs استفاده می کنیم، شما می توانید همین روش را در Sheets یا Slide بدون مشکل انجام دهید.

در گوگل Docs وارد سند شوید و روی گزینه Share در بالا سمت راست کلیک کنید. این گزینه همچنین در منوی File نیز موجود است.

گوگل Sheets، Slides و Docs

نام مخاطب یا آدرس ایمیل گیرنده را وارد کنید. البته امکان ارسال به بین از یک نفر نیز ممکن است، اما در صورت انجام این کار، نمی توانید برای هر مخاطب به صورت جداگانه مجوز تعیین کنید. اما اگر اشتراک گذاری را به صورت انفرادی برای هر نفر انجام دهید، امکان تعیین مجوز برای هر یک از آنها ممکن می شود.

گوگل Sheets، Slides و Docs

مجوزهای اشتراک گذاری یک سند در گوگل Docs

در سمت راست، از کادر کشویی موجود برای تعیین مجوزها استفاده کنید. Editor، Commenter و Viewer، ۳ گزینه موجود در لیست می باشند.

Editor: آنها تمامی دسترسی ها را دارا می باشند و می توانند، نظرات را تایید یا رد کنند، در سند تغییر ایجاد کنند و همچنین سند را با دیگران به اشتراک بگذارند.

Commenter: آنها فقط می توانند سند را مشاهد کنند ولی نمی توانند در سند تغییر ایجاد کنند و فاقد مجوزهای لازم برای اشتراک گذاری سند هستند.

Viewer: این مجوز کمترین دسترسی را به سند دارد و تنها می تواند آن را مشاهده و مطالعه کند.

موارد فوق، تنها پیش فرض هستند و شما می توانید در آن ها تغییراتی نیز اعمال کنید. برای این کار، در پنجره Share، روی آیکون چرخ دنده در بالا سمت راست کلیک کنید.

در اینجا می توانید جلوی Editor ها را برای اشتراک گذاری یا تغییر مجوز بگیرید و قابلیت هایی نظیر دانلود، چاپ یا کپی را از Commenter ها یا Viewer ها بگیرید. تنها لازم است تیک کادر مربوط به آن مجوز را بردارید.

گوگل Sheets، Slides و Docs

اشتراک سند در گوگل Docs

پس از انتخاب شخص یا اشخاص گیرنده سند و تعیین مجوزها، می توانید به صورت اختیاری، آن ها از این اشتراک گذاری با یک پیام با خبر کنید. با این کار، آن ها ایمیلی با موضوع دریافت مجوز دسترسی به سند مد نظر دریافت می کنند. روی Send کلیک کنید.

در صورتی که نمی خواهید گیرنده سند شما از این اشتراک گذاری از طریق ایمیل با خبر شود، حتما تیک Notify People را برداشته و سپس روی Share کلیک کنید.

اشتراک با لینک

اگر قصد دارید سند گوگل Docs خود را با افراد زیادی به اشتراک بگذارید، می توانید از لینک برای اشتراک استفاده کرده و مجوزهای خاصی را به لینک بدهید.

روی Share کلیک کرده و داخل قسمت Get Link کلیک کنید تا دو گزینه Restricted و Anyone With The Link ظاهر شود.

گوگل Sheets، Slides و Docs

از Restricted در ارتباط با افزودن افراد خاص در قسمت بالا استفاده کنید. این گزینه مخصوص افراد خاص است و به این معناست که به غیر از افراد قید شما توسط شما، هیچ کس دیگری نمی تواند از طریق این لینک به سند دسترسی پیدا کند.

در مقابل آن Anyone With The Link به هر کسی که دارای لینک است، اجازه دسترسی به سند یا اسناد را می دهد. در سمت راست، Editor، Commenter یا Viewer را انتخاب کنید. این مجوز برای همه افرادی که با استفاده از لینک وارد سند می شوند، اعمال می شود.

گوگل Sheets، Slides و Docs

در پایان لینک را کپی کرده و روی Done کلیک کنید.

تغییر مجوزها پس از اشتراک گذاری

تغییر مجوز پس از اشتراک گذاری از طریق هر دو روش بالا ممکن است. روی Share در بالا سمت راست صفحه کلیک کنید.

برای افراد خاص (روش اول)، به قسمت بالای پنجره Share رجوع کنید. لیست کشویی کنار شخص مد نظر را انتخاب کرده و تنظیمات جدید را اعمال کنید. تغییرات را با انتخاب Save، نهایی کنید.

گوگل Sheets، Slides و Docs

برای تغییر مجوز لینک ها (روش دوم)، به قسمت پایینی پنجره رفته و در لیست کشویی سمت راست، مجوزها را تغییر دهید و روی Done کلیک کنید.

لغو اشتراک گذاری

در صورت لزوم، می توانید اشتراک گذاری اسناد را متوقف کنید. مجددا روی Share کلیک کنید.

برای افراد خاص (روش اول)، لیست کشویی سمت راست را انتخاب کرده و Remove را انتخاب کنید.

گوگل Sheets، Slides و Docs

برای لینک ها (روش دوم)، در صورت Anyone With Link بودن حالت لینک، ابتدا آن را به Restricted تغییر داده و سپس در لیست افراد که در بالای همانجا قرار دارد، افرادی را که قصد منع دسترسی آنها را دارید، حذف کنید.

گوگل Docs

گوگل راه های دیگری را برای ارتباط با همکاران جلوی پای شما قرار داده است. شما می توانید با استفاده از Google Chat با همکاران خود کار کنید و اسناد و نظرات را به یکدیگر منتقل کنید. همچنین قابلیت Comment در Google Sheets نیز، یک راه موثر برای کارمندان، از جمله حسابداران است، تا با یکدیگر به طور موثر ارتباط داشته باشند.

howtogeek

|برای مطالعه سایر مقالات ما به مجله کندل مراجعه نمایید|

|برای خرید محصولات دل کلیک کنید|

|برای تعمیرات لپ تاپ کلیک کنید|

|کندل ، عرضه کننده محصولات دل در ایران|

فروش و خدمات محصولات دل در ایران

 

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید