Trello می تواند راهی عالی برای مدیریت پروژه ها، برقراری ارتباط با تیم­ کاری، سازماندهی ایده ها و به نوعی “تخته سفید اینترنت” باشد که در آن افراد می توانند با یکدیگر همفکری (brainstorm) کنند و در یک فضای مشترک همکاری نمایند. آموزش استفاده از Trello را در این مقاله در اختیار شما قرار داده ایم .

بعد از ایجاد یک برد (board)، می توانید اعضای پروژه ای که تشکیل دهنده تیم شما هستند را به آن برد Add (اضافه) کنید. برای انجام این کار بر روی زبانه “Show Menu” در سمت راست، همانطور که در اینجا مشاهده می شود، کلیک کنید.

بعد از اینکه همه اعضای برد خود را اضافه نمودید، می توانید لیست های جدیدی را نیز اضافه کنید. عناوین این لیستها می تواند هر چیزی بسته به نوع پروژه ای که شما ایجاد می کنید، از گردش کار نحوه مدیریت وظایف فردی گرفته، تا روشی که می خواهید با آن محتوای خود را مدیریت کنید، باشد.

به عنوان نمونه، ما چند ایده مختلف را در اینجا ذکر می کنیم. در هر لیست گزینه “Add a Card” را پیدا کنید و روی آن کلیک نمایید.

پس از ایجاد کارت در لیست، روی آن کلیک کرده، سپس پنجره ای به شکل زیر را مشاهده خواهید کرد:

جایی که سازمان دهی واقعی شروع می شود، در درون این کارت ها است. همه چیز از اضافه کردن اعضا به “Subscribe to a card” (به این معنی که در صورت بروز یک اقدام جدید، افراد اعلانی از طریق ایمیل یا تلفن خود دریافت می کنند)گرفته، تا لیبل زدن یک کارت برای زیرمجموعه آن، در دکمه های کناری اتفاق می افتد.

همچنین توضیحات یک کارت را هم می توانید ویرایش کنید (به عنوان مثال “Brainstorm only”، پیوندی به تحقیقات مربوطه، کلیپ های YouTube و غیره) و یا اینکه یک “Checklist” ایجاد کنید. همانظور که مشاهده می کنید، برای ویرایش و یا ایجاد یک چک لیست باید از گزینه های سمت راست صفحه استفاده نمایید.

چک لیست ها روشی عالی برای مدیریت کارتهای فردی هستند و باید مطمئن شوید که تمام اعضای تیم شما همیشه در بخش مشخصی از پروژه که موعد مقرر آن نزدیک است، به روز باشند. برای افزودن یک چک لیست و پر کردن آن با موارد جدید، بر روی دکمه “Checklist” کلیک کنید و سپس روی “Add” کلیک نمایید و شروع وظایف مختلف را پر کنید.

سایر تنظیمات در هر کارت، شامل گزینه ای برای اضافه کردن موعد مقرر است که توسط همه اعضایی که به آنها اجازه این کارت داده شده است، قابل تغییر یا به روز رسانی است.

مرتبط: افراد مبتدی: نحوه ایجاد، مدیریت و به اشتراک گذاری تقویم در Outlook 2013

فید Activity در فهرست سمت راست دیده می شود و تا زمانی که کارتی با عنوان “Private” (خصوصی) مشخص نشده باشد، تمام اقدامات تیم شما، از یک کار ساده تا انجام یک پروژه، در این قسمت قابل رویت است.

یکی دیگر از ویژگی های عالی Trello این است که تمام فایل ها و پوشه های شما به طور مستقیم درون کارت ها پیوست می شوند. دیگر احتیاجی به گشتن در پوشه های فراوانDropbox  با گذرواژهای پیچیده ندارید و دیگر نیازی به سازماندهی درست مجوزهای Drive هم نیست، با Trello هر آنچه که نیاز دارید در دسترس شماست و آماده بارگیری مستقیم از سرور است.

اما اگر تیم شما هنوز آمادگی لازم برای رها کردن Dropbox را ندارد، این سرویس به طور خودکار با بسیاری از محبوب ترین سرویس های فضای ابری ادغام می شود  و به شما این امکان را می دهد تا محتوای خود را مستقیماً از حساب لینک شده خود پیوست کنید.

سپس، در اینجاست که لیبل ها به کار می آیند.

Labels ها یک moniker جهانی هستند که به راحتی شما را قادر به جداسازی بخش های مختلف به زیر بخش های مجزا می کنند. مثلاً فرض کنید که شما مقاله ای در لیست “Assigned” خود دارید اما نمی دانید این مقاله به کدام دپارتمان تعلق دارد؟

آموزش استفاده از Trello

لیبل ها به شما امکان می دهند تا به سرعت محتوای خاصی را با یک رنگ مخصوص کدگذاری کنید تا هر کسی که به این کارت دسترسی دارد، بتواند به سرعت تشخیص دهد که این کار به چه جایی متعلق دارد و هدف از این کار چیست. این نشانه بصری، سیستم سازماندهی آسانی را ایجاد می نماید، که چندان هم با زبانه های رنگی که در بالای فولدرها مشاهده می کنید، تفاوتی ندارد.

آموزش استفاده از Trello

در آخر، می توانید کارت مربوطه را با هر کسی از طریق ایمیل به اشتراک بگذارید یا فقط آن را در فضای گردش کار خود به خارج از شبکه Trello پیوند دهید.

آموزش استفاده از Trello

برخی از ویژگی های جالب و جذاب دیگر Trello شامل گزینه اضافه کردن استیکر های دوستانه به یک کارت یا یک عضو است که تعدادی از این ویژگی با عضویت Basic در دسترس هستند و یک کتابخانه کامل دیگر که در صورت ثبت نام در Trello Gold با پرداخت اشتراک ماهانه، در دسترس قرار خواهد گرفت.

آموزش استفاده از Trello

آموزش استفاده از Trello

Business Class نیز همان استیکرها را در دسترس شما قرار می دهد، اما در کل به جای پرداخت ۵ دلار در ماه، در عوض می توانید انتخاب کنید که عضویت پریمیوم را به هر یک از کارمندان خود با کارت تخفیفی تنها به قیمت ۳٫۷۵ دلار برای هر نفر بدهید.

آموزش استفاده از Trello

تنظیمات اضافی در نوار Menu به شما این امکان را می دهد تا مجوزهای مربوط به اعضای تیم خود را به دقت کنترل کنید. این مجوزها شامل دادن اجازه به افرادی است که به می توانند کارت ها را بخوانند، کسانی که می تواند درباره آنها نظر دهند و کسانی قادر به بایگانی، حذف یا جابجایی کارهای قدیمی تری هستند پرونده آنها بسته شده است.

در اینجا می توانید منوی “Power-Ups” را نیز بیابید، که شامل گزینه ای برای مشاهده تمام تکالیف و صاحبان آنها در قالب یک تقویم پر شده با تاریخ های مقرر و برنامه های تطبیقی است و علاوه بر این گزینه ای برای اجازه دادن به اعضای تیم­تان به منظور “رای دادن” به کارت های مشخصی نیز وجود دارد.

آموزش استفاده از Trello

ایده سیستم رأی دهی بر این اساس است که اگر همه افراد درباره یک ایده مشخص یا در مورد اینکه کدام کار را در مرحله بعدی انجام دهند، هم نظر نباشند، در این شرایط می توانید یک نظر سنجی برگزار کنید. هر کدام از گزینه ها که بیشترین تعداد آرا را کسب کند، پروژه بعدی­ای خواهد بود که برای اعضای تیم ارسال می شود.

آموزش استفاده از Trello

اگر یک برد کافی نباشد، همیشه امکانی برای ساخت برد بیشتر وجود دارد. تفکیک کردن نیروی کارتان از این طریق می تواند به کم شدن مکالمات متقابل بین دپارتمان های مختلف کمک کند و اگر نگران مجوزها یا افرادی هستید که پروژه های خصوصی را در حین کار قبل از مرحله عمومی شدن آن مشاهده می کنند، ساخت برد بیشتر همیشه گزینه مناسبی خواهد بود.

آموزش استفاده از Trello

وقتی که کار شما با یک کارت تمام شد و پرونده آن بسته شد، می توانید با فشار دادن یک دکمه آن را در Archive (بایگانی) ذخیره کنید. این بایگانی محتوای مربوطه را به مدت ۳۰ روز قبل از حذف شدن دائمی آن حفظ خواهد کرد، بنابراین دقت کنید که هرگز چیزی را به این قسمت از Trello نفرستید، مگر اینکه کاملا کار شما با این اطلاعات تمام شده باشد.

Trello می تواند یک راه مفید و آسان برای شما و اعضای تیم شما برای سازمان دادن به شلوغی و آشفتگی روزهای کاری باشد. با استفاده از تمام ویژگی ها و ترفندهای فراوان آن، می توانید فکرتان را سامان دهید، روند پیشرفت پروژه های خود را دنبال کنید و انجام وظایف زمان دار خود را در هر بار بیشتر کنید.

howtogeek

 

|برای مطالعه سایر مقالات ما به مجله کندل مراجعه نمایید|

|برای خرید محصولات دل کلیک کنید|

|کندل ، نمایندگی دل ایران|

نمایندگی دل ایران

نمایندگی دل ایران

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید