برنامه Microsoft Outlook از فایل های vCalendar برای تبادل اطلاعات در مورد جلسات و قرارهای ملاقات با سایر افراد خانه یا سازمان شما استفاده می کند. با استفاده از فایل های vCalendar، حتی اگر دوستان شما از برنامه Outlook به عنوان تقویم اصلی خود استفاده نکنند، به راحتی می توانید قرارهای ملاقات خود را با دیگران تنظیم کنید.

مرتبط :‌ تازه های Outlook 365 در به روزرسانی پاییز ۲۰۲۰ سیستم مک

فایل VCS چیست؟

فایل vCalendar که دارای پسوند فایل .vcs است، به شما این امکان را می دهد تا به تبادل رویدادهای تقویم خود با افراد دیگر بپردازید. می توانید یک رویداد تقویم Outlook را در داخل یک فایل VCS ذخیره کنید و آن را برای شخص دیگری ارسال کنید تا جزئیات این رویداد را با آن فرد به اشتراک بگذارید – حتی اگر گیرنده این فایل خارج از سازمان شما باشد.

برخی دیگر از برنامه های ارسال کننده و دریافت کننده ایمیل نیز از فایل های VCS پشتیبانی می کنند، بنابراین این ویژگی برای تبادل این فایل با افرادی که از برنامه Outlook استفاده نمی کنند نیز کارآمد است.

مرتبط : خروجی گرفتن و وارد کردن فرستنده های ایمن و مسدود شده Outlook

نحوه ایجاد فایل های vCalendar

روی آیکون “Outlook Calendar” در پایین سمت چپ صفحه کلیک کنید تا تقویم شما باز شود.

فایل های vCalendar

برای ایجاد یک ورودی جدید، روی یک تاریخ دلخواه در تقویم کلیک راست کرده و گزینه “New Appointment” را انتخاب کنید.

فایل های vCalendar

اطلاعات قرار ملاقات مورد نظر، از جمله تاریخ، زمان و سایر جزئیات مربوطه را در اینجا اضافه کنید. برای افزودن این مورد به تقویم خود، روی گزینه “Save & Close” کلیک کنید.

فایل های vCalendar

برای باز کردن این قرار ملاقات در تقویم خود، روی آن دوبار کلیک کنید.

فایل های vCalendar

روی “File” کلیک کنید.

از نوار کناری در سمت چپ، روی گزینه “Save As” کلیک کنید.

در نزدیکی پایین صفحه، در سمت راست منوی کشویی “Save as type”، “vCalendar Format” را انتخاب کرده و سپس روی گزینه “Save” کلیک کنید.

مرتبط : نحوه درج اطلاعات مخاطبان Outlook در ورد

نحوه ایمیل کردن فایل های vCalendar

در برنامه Outlook، روی آیکون “New Email” در بالا سمت چپ برای ارسال یک ایمیل جدید، کلیک کنید. مثل همیشه آدرس ایمیل گیرنده، خط موضوع و همه اطلاعات مرتبط را در متن ایمیل وارد کنید.

از تب “Insert”، روی “Attach File” کلیک کنید تا فایل vCalendar اضافه شود.

در مثالی که در اینجا آورده ایم، این فایل در فهرست کشویی نشان داده نشده است، بنابراین در پایین این لیست روی گزینه “Browse This PC” کلیک می نماییم. در بیشتر موارد، به خصوص در مواردی که فایل را به تازگی ایجاد کرده باشید، این فایل در بالای لیست ظاهر می شود.

فایل vCalendar مورد نظر را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید. برای افزودن آن به ایمیل، در پایین روی گزینه “Insert” کلیک کنید.

برای ارسال این ایمیل بر روی گزینه “Send” کلیک کنید.

مرتبط : بهترین روش ایجاد جلسه از طریق ایمیل در برنامه Outlook

نحوه وارد کردن فایل های vCalendar

در برنامه Outlook، روی گزینه “File” کلیک کرده تا یک فایل VCS وارد شود.

از نوار کناری موجود در سمت چپ، روی گزینه “Open & Export” کلیک کنید.

روی “Open Calendar” کلیک کنید.

فایل های vCalendar

به محلی که فایل vCalendar را ذخیره کرده اید، بروید. اگر نمی توانید این فایل را پیدا کنید، گزینه های مربوط به فرمت که در پایین قرار دارند را بررسی کنید و مطمئن شوید که گزینه “vCalendar format” را انتخاب کرده اید.

فایل های vCalendar

روی فایل مورد نظر کلیک کنید تا انتخاب شود و سپس در پایین دکمه “Open” را فشار دهید.

فایل های vCalendar

برای افزودن فایل vCalendar به تقویم اصلی برنامه Outlook، روی “Copy to My Calendar” کلیک کنید.

فایل های vCalendar

با کلیک کردن روی دکمه “Yes” در پنجره باز شده، افزودن این فایل را تأیید کنید.

فایل های vCalendar

اکنون می توانید فایل های vCalendar خود را برای به اشتراک گذاری در میان پلتفرم های مختلف، ایجاد کنید. همچنین می توانید این فایل ها را ارسال کرده و در تقویم برنامه Outlook خود وارد کنید. زمانی که به استفاده از فایل های vCalendar عادت کنید، می بینید که این فایل ها بدون توجه به اینکه شما و همکاران شما از چه پلتفرمی استفاده می کنید، برای سازماندهی امور بسیار مفید هستند.

مرتبط : بهترین روش ویرایش ایمیل های دریافت شده در Microsoft Outlook

howtogeek

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید