اگر به تازگی شروع به استفاده از Google Sheets کرده اید، ممکن است ویژگی های گسترده و افزودنی های زیاد آن کمی شما را سردرگم کرده باشد. در این مقاله چند نکته به منظور راهنمایی شما برای شروع استفاده از این برنامه قدرتمند و رایگان در مقایسه با برنامه ماکروسافت اکسل، آورده شده است.

Google Sheets چیست؟

اگر قبلاً در مورد Google Sheets شنیده باشید، با خیال راحت از این بخش عبور کنید. اما اگر هرگز در مورد این برنامه چیزی نشنیده اید، در این بخش، توضیح مختصری درباره آنچه که باید در مورد این برنامه بدانید، ارائه شده است. در این جا اصول اولیه را مرور خواهیم کرد و شما را با ماهیت Google Sheets و چگونگی شروع به کار با آن آشنا می کنیم.

Google Sheets یک برنامه صفحه گسترده رایگان مبتنی بر وب است که توسط گوگل به عنوان بخشی از خود مجموعه کامل آفیسGoogle Drive –  – برای رقابت با برنامه ماکروسافت آفیس ارائه شده است. سایر خدمات اصلی موجود در “مجموعه مبتنی بر فضای ابری” (cloud-based suite)، Docs (Word) و Slides  (Powerpoint) هستند.

مرتبط: نحوه سایه انداختن بر روی ردیف ها و ستون های Google Sheets

Google Sheets در همه دستگاه ها و سیستم عامل ها در دسترس قرار دارد. همه آنچه که برای استفاده از آن شما نیاز دارید، اتصال به اینترنت و یک مرورگر وب است (یا در شرایطی که دستگاه شما تلفن همراه باشد، به برنامه های قابل اجرا احتیاج دارید). گوگل این نرم افزار را در فضای ابری اجرا می کند و سایر موارد را خودش انجام می دهد.

Sheets از چندین نوع فایل مختلف از جمله XLS، XLSX، XLSM، TXT، ODS و CSV پشتیبانی می کند که مشاهده و تبدیل مستقیم فایل های Microsoft Office از Google Drive را آسان می نماید.

از آنجا که Sheets یک برنامه صفحه گسترده آنلاین است، می توانید با چند نفر به طور همزمان در یک سند یکسان همکاری کنید و یک سند را برای چند نفر به اشتراک بگذارید و همچنین بازبینی ها، تغییرات و پیشنهادها را در زمان واقعی پیگیری کنید.

حالا به اندازه کافی با این برنامه آشنا شده اید، وقت آن است که استفاده از آن را شروع کنیم.

نحوه ثبت نام در یک حساب گوگل

اولین اقدام لازم قبل از استفاده از Google Sheets، ثبت نام در یک حساب کاربری گوگل است (یک حساب @gmail). اگر از قبل یک حساب کاربری گوگل دارید، در صورت تمایل این قسمت را رد کنید و به قسمت بعدی بروید. در غیر این صورت، ما شما را در یک روش ساده برای ایجاد یک حساب کاربری گوگل و راه اندازی Sheets  با استفاده از آن حساب، همراهی خواهیم کرد.

به سراغ accounts.google.com بروید، روی “Create Account” و سپس “For Myself” کلیک کنید.

Google Sheets

در صفحه بعد، برای ایجاد یک حساب کاربری نیاز است که اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، نام کاربری و رمز عبور، را ارائه دهید.

Google Sheets

همچنین باید شماره تلفن خود را تأیید کنید تا گوگل مطمئن شود که شما یک انسان واقعی هستید و یک ربات نمی باشید.

بعد از اینکه شماره تلفن خود را تأیید کردید، در صفحات بعدی از شما آدرس ایمیل بازیابی، تاریخ تولد و جنسیت و همچنین موافقت با بیانیه حریم خصوصی و شرایط خدمات گوگل درخواست می شود. پس از اتمام این مرحله، شما دارای یک حساب کاربری جدید گوگل خواهید بود.

نحوه ایجاد یک صفحه گسترده خالی

اکنون که یک حساب کاربری گوگل دارید، وقت آن شده است که اولین صفحه گسترده خود را ایجاد کنید. به Google Sheets بروید و مکان نمای ماوس را بر روی نماد چند رنگ “+” که در گوشه پایین سمت راست واقع شده است، قرار دهید.

نماد + به نماد یک مداد سبز رنگ تبدیل می شود. روی آن کلیک کنید.

همچنین می توانید عبارت sheet.new را در نوار آدرس تایپ کرده و Enter را بزنید تا صفحه گسترده خالی جدید در برگه فعلی به طور خودکار ایجاد شود و باز گردد.

نحوه وارد کردن یک صفحه گسترده ماکروسافت اکسل به Google Sheets

حتی اگر یک کاربر تازه کار Google Sheets نیز باشید، احتمالا از قبل با ماکروسافت اکسل آشنا بوده اید و یک حجم انبوهی از فایل های ماکروسافت اکسل را در اختیار دارید که می خواهید از این فایل ها در برنامه Google Sheets استفاده کنید. در این حالت، تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که تمام اسناد Excel خود را در آن بارگذاری کنید و Google سایر کارها را انجام می دهد. اگرچه احتمالا Google Sheets برخی از ویژگی ها و افکت های پیشرفته تر برخی از صفحات گسترده اکسل را پشتیبانی نمی کند، اما خیلی خوب کار می کند و همواره ویژگی های جدیدی به آن اضافه می شود.

هنگام وارد کردن یک سند اکسل، می توانید از Google Sheets یا Drive برای بارگذاری فایل های خود استفاده کنید. هر دو روش به شما این امکان را می دهد تا فایلی را مستقیماً از رایانه خود به مرورگر وب بکشید و رها کنید تا بارگذاری راحتی را تجربه کرده باشید. گوگل Drive حساب کاربری شما، تمام فایل های بارگذاری شده شما را در خود جای داده است، اما برای راحتی بیشتر، هنگامی که به صفحه اصلی Sheets می روید، تنها فایل هایی که از نوع صفحه گسترده هستند به شما نشان داده می شود.

از صفحه اصلی Google Sheets، روی نماد پوشه موجود در بالا سمت راست کلیک کنید، روی برگه ” Upload” کلیک کنید، سپس یک فایل Excel را از رایانه خود به روی این قسمت بکشید.

پس از بارگذاری فایلExcel ، Sheets به طور خودکار این فایل را تبدیل کرده و باز می کند. سپس این فایل آماده است تا شما شروع به ویرایش آن کنید، آن را به اشتراک بگذارید و در این فایل با دیگران همکاری کنید.

برای باز کردن فایل اکسلی که می خواهید آن را ویرایش کنید و قبلا آن را بارگذاری کرده اید، از صفحه اصلی Google Sheets روی فایلی که نماد “X” سبز رنگ در کنار نام آن فایل قرار دارد، کلیک کنید.

از منوی ظاهر شده یا بر روی گزینه مشاهده فایل اکسل یا بر روی گزینه ویرایش فایل درSheets  کلیک نمایید.

وقتی کار شما با این سند به پایان رسید، می توانید آن را به صورت قالب XLSX یاODS ،PDF ،HTML، CSV یا TSV بارگیری کنید. روی File> Download کلیک کنید، سپس بر روی قالب مورد نظر کلیک نمایید. این فایل به طور مستقیم در جایی که سایر فایل های بارگیری شده از مرورگر شما قرار می گیرند، ذخیره می شود.

مرتبط: بهترین روش افزودن متن جایگزین در گوگل شیت

نحوه همکاری با دیگران در اسناد Google Sheets

یکی از بهترین ویژگی های Google Sheets امکان تولید لینک قابل اشتراک گذاری است که به هر کسی این امکان را می دهد تا سند شما را مشاهده کند یا در مورد آن نظر دهد و آن را ویرایش کند. به جای ارسال و دریافت چند باره یک فایل بین همکاران مختلف خود، می توانید همه ویرایش ها و پیشنهادات را یک باره انجام دهید، طوری که انگار همه افراد در یک زمان واقعی بر روی یک رایانه کار می کنید. تنها تفاوت در این است که هر شخص مکان نما متنی خود را دارد و از آن در رایانه شخصی خود استفاده می کند.

در سندی که می خواهید به اشتراک بگذارید، بر روی دکمه سبز “Share” کلیک کنید تا انتخاب کنید که چگونه و با چه کسی لینک فایل خود را به اشتراک بگذارید. می توانید آدرس ایمیل را به صورت دستی وارد کنید یا بر روی “Get sharable link” که در گوشه بالا سمت راست قرار دارد، کلیک کنید تا دعوت نامه خود را به دیگران ارسال کنید.

از منوی کشویی، با انتخاب یکی از این گزینه ها، می توانید میزان قدرت کاربر (های) مشترک روی فایل را ویرایش کنید و تغییر دهید:

  • Off: اشتراک گذاری غیرفعال است. اگر قبلاً لینکی را با دیگران به اشتراک گذاشته باشید، آن لینک دیگر کار نمی کند و مجوزهای قبلی صادر شده را لغو می کند.
  • Anyone with the link can edit: به کاربران اشتراکی دسترسی کامل خواندن/ نوشتن فایل را می دهد. اگرچه هنوز هم افراد امکان حذف این فایل از Drive شما را ندارد – این دسترسی فقط مختص محتوای فایل شما می باشد.
  • Anyone with the link can comment: به کاربران اشتراکی اجازه می دهد در صورت تمایل نظرات خود را به اشتراک بگذارند – این دسترسی برای پروژه های تیمی عالی است.
  • Anyone with the link can view: کاربران اشتراکی فقط می توانند این فایل را مشاهده کنند، اما به هیچ وجه نمی توانند آن را ویرایش کنند. این گزینه مورد پیش فرضی است که در هنگام به اشتراک گذاری یک فایل تنظیم شده است و این مورد بهترین گزینه برای به اشتراک گذاشتن فایلی است که قرار است دیگران آن را بارگیری کنند.

با این لینک های قابل اشتراک که با هم سایر فایل های Drive و هم روی تلفن همراه کار می کنند، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

مرتبط: نحوه شخصی سازی فید Google Discover در گوشی های اندرویدی

از ویرایش سلول های صفحات به اشتراک گذاشته شده جلوگیری کنید

توانایی به اشتراک گذاری و همکاری روی اسناد مختلف در برنامه Google Sheets، دست کم یکی از بهترین ویژگی های این برنامه است. با این حال گاهی اوقات قصد شما این است که یکپارچگی سلول های مشخصی را حفظ کرده و از ویرایش این سلول ها توسط سایر افراد جلوگیری به عمل آورید. بنابراین اگر صفحه گسترده ای را با گروهی از افراد به اشتراک گذاشته اید، اما می خواهید جلوی ویرایش سلول های مشخصی از این فایل را بگیرید، بهتر است که از دسترسی این افراد به ویرایش این سلول ها جلوگیری کنید.

همه سلول هایی را که می خواهید از ویرایش آنها جلوگیری شود را هایلایت کنید، سپس از نوار ابزار روی گزینه Data > Protect Sheets and Ranges کلیک کنید.

صفحه Protected Sheets and Ranges در سمت راست ظاهر می شود. در این قسمت، می توانید توضیح مختصری در این مورد بنویسید و سپس روی گزینه “Set Permissions” کلیک کنید تا مجوزهای محافظت سلول را سفارشی کنید.

به طور پیش فرض هر کسی که از اول اجازه ویرایش فایل را داشته باشد، مجاز است که تمام سلول های موجود در صفحه را ویرایش کند. روی منوی کشویی موجود زیر قسمت ” Restrict Who Can Edit This Range ” کلیک کنید و سپس روی گزینه “Customised” کلیک کنید تا مشخص کنید که چه کسانی مجاز به ویرایش سلول های انتخاب شده هستند.

در زیر این لیست، افرادی که می توانند سلول های این فایل را ویرایش کنند، همه افرادی که مجوزهای ویرایش این فایل از قبل با آنها به اشتراک گذاشته شده است، به طور پیش فرض انتخاب شده اند. در مرحله بعد افرادی را انتخاب کنید که می خواهید اجازه ویرایش سلول های این فایل را از آنها بگیرید و سپس روی گزینه “Done” کلیک نمایید.

هر زمان که کسی سعی در تغییر یا ویرایش سلول هایی محافظت شده داشته باشد، فوری پیغامی برای این افراد ارسال می شود که به آنها اطلاع می دهد که این سلول ها / صفحه قابل ویرایش نمی باشد.

Google Sheets

فقط می خواهید قبل از اینکه شخصی سلول ها را ویرایش کند، هشداری برای آن شخص نمایش داده شود یا اینکه می خواهید به طور کلی از ویرایش این صفحه گسترده جلوگیری شود؟

نحوه مشاهده همه تغییراتی که اخیرا در یک سند ایجاد شده است

وقتی اسناد خود را با دیگران به اشتراک می گذارید، پیگیری آگاهی از تمام تغییرات کوچکی که سایر افراد در این سند ایجاد می کنند، کمی دشوار است. برای پیگیری این موضوع، امکان استفاده از تاریخچه تجدید نظرها وجود دارد. Google Sheets تمام تغییراتی را که در یک سند رخ می دهد، ردیابی می کند و آنها را به صورت دوره ای دسته بندی می کند و از آشفتگی آنها جلوگیری به عمل می آورد. حتی می توانید تنها با یک کلیک ماوس، یک فایل را به هر یک از نسخه های قبلی ذکر شده در تاریخ مشخص لیست شده، برگردانید.

با کلیک بر روی File > Version History > See Version History، می توانید لیستی از تمام تغییراتی که اخیرا ایجاد شده است را مشاهده کنید.

Google Sheets

تغییرات ایجاد شده توسط هر یک از اعضای تیم با رنگ های مختلف نمایش داده می شود و پیگیری اینکه چه کسی چه تغییری ایجاد کرده است، خیلی آسان می شود.

Google Sheets

نحوه استفاده از Google Sheets بصورت آفلاین

ممکن است زمانی پیش بیاید که نیاز به دسترسی به برنامه Google Sheets خود داشته باشید، اما اتصال شما به اینترنت قطع باشد. اگرچه Sheets محصولی است که تنها تحت وب کار می کند، اما این بدان معنا نیست که نمی توانید از این برنامه به صورت آفلاین استفاده کنید. برای این منظور لازم است که افزونه ای برای مرورگر Chrome سیستم خود بارگیری کنید و مطمئن شوید که این فایل را از قبل برای استفاده در حالت آفلاین فعال کرده اید. دفعه بعد که به اینترنت متصل می شوید، تغییراتی که در این فایل ایجاد کرده اید، به روز رسانی می شود.

Google Sheets

پس از بارگیری افزونه رسمی برای مرورگر Chrome، به صفحه اصلی Google Sheets  بروید و در گوشه بالا سمت چپ، روی منوی همبرگری کلیک کرده و به Setting بروید. سپس در این قسمت، گزینه ” Offline ” را از حالت خاموش به روشن تغییر دهید، سپس روی گزینه “OK” کلیک کنید.

Google Sheets

برای کاهش فضای ذخیره سازی در سیستم شما، Google فقط فایل هایی را که اخیراً به آنها دسترسی داشته اید را بارگیری می کند و به صورت آفلاین در دسترس قرار می دهد. برای فعال کردن دستی یک فایل، روی آیکون سه نقطه ای کلیک کنید، سپس گزینه “Available Offline” را از حالت خاموش به حالت روشن تغییر دهید.

Google Sheets

مرتبط: آموزش مقایسه اسناد و فایل ها در Google Docs

ترجمه مستقیم کلمات در Google Sheets

آیا می خواهید کلمات یا عبارات این صفحه را از یک زبان به زبان دیگر، بدون خارج شدن از صفحه، ترجمه کنید؟ فرمول خاصی وجود دارد که می توانید به طور مستقیم برای ترجمه کلمات منفرد – یا حتی دسته ای از کلمات – در سلول های Google Sheets استفاده کنید. فرمول این امر به شکل زیر است:

=GOOGLETRANSLATE(“text”, “source language”, “target language”)

وقتی که می خواهید متن موجود در سند خود را ترجمه کنید، می توانید کلمات را برای ترجمه مستقیم به صورت فرمول تایپ کنید یا اینکه در سلولی که شامل کلمه / عبارت است، تایپ کنید. در اینجا ما متن مرجع را در سلول A2 قرار داده ایم، زبان ورودی را زبان انگلیسی (en) و زبان مقصد را زبان چینی (zh) انتخاب کرده ایم، سپس Enter را زده و مشاهده می کنیم که کلمه مورد نظر به زبان مقصد ترجمه می شود.

Google Sheets

اگر لیستی از کلمات را در یک ستون قرار داده اید، تنها کاری که برای ترجمه این ستون باید انجام دهید این است که سلولی را که حاوی فرمول است انتخاب کرده، سپس مربع آبی را به سمت پایین تا سطر مورد نظر بکشید.

Google Sheets

اگر قبلاً از Google Translate استفاده کرده باشید، می دانید که ترجمه ارائه شده توسط آن همیشه هم درست و دقیق نمی باشد، اما این برنامه به عنوان یک راه حل قابل اعتماد برای کلمات و عبارات رایج خیلی خوب عمل می کند.

مرتبط: آموزش برگزاری امتحان در گوگل کلاس روم (Google Classroom)

کارهای خسته کننده را با ماکرو خودکار کنید

Google Sheets به شما این امکان را می دهد تا کارهای تکراری را با استفاده از دنباله خاصی از دستورالعمل ها برای افزایش بهره وری در صفحه گسترده، به صورت خودکار انجام دهید. وقتی روی گزینه “Record” کلیک می کنید، برنامه Sheets اسکریپتی با تمام کدها، برای تکرار مراحل خسته کننده و یکنواخت می سازد.

وقتی یک ماکرو را در Google Sheets ضبط می کنید، به طور خودکار یک برنامه Apps Script  با تمام کدها ایجاد می کند تا اقدامات شما را برای شما تکرار کند. این بدان معناست که شما می توانید بدون دانستن نحوه نوشتن کد، ماکروهای پیچیده ایجاد کنید. دفعه بعد که آن را اجرا می کنید، Sheets تمام کارهایی را که در هنگام ثبت ماکرو انجام داده اید را انجام می دهد. اساساً شما به Google Sheets می آموزید که چگونه یک سند را به دلخواه شما با یک دستور دستکاری کند.

در اینجا چند نمونه از عملکرد قدرتمند آن ذکر شده است:

  • قالب بندی و سبک ها را اعمال کنید.
  • صفحه گسترده کاملا جدید ایجاد کنید.
  • از توابع، نوار ابزار، منو یا ویژگی های Google Sheets استفاده کنید.

در اینجا بی نهایت قابلیت و امکان برای اجرا وجود دارد.

برای شروع Google Sheet را باز کرده و روی Tools > Macros > Record Macro کلیک کنید.

Google Sheets

این گزینه منوی ضبط را در پایین پنجره با استفاده از دو گزینه برای ثبت اقدامات شما باز می کند:

  • منابع مطلق: این ماکرو فقط در سلول های دقیقی که شما ضبط می کنید، وظایف را انجام می دهد. اگر سلول B1 را به صورت ایتالیک در بیاورید، ماکرو فقط B1 را بدون در نظر گرفتن اینکه بر روی کدام سلول کلیک کرده اید، ایتالیک می کند.
  • منابع نسبی: ماکرو وظایف سلول های انتخاب شده را بدون توجه به جایی که این سلول ها در صفحه قرار دارند، انجام می دهد. اگر B1 و C1 را به صورت ایتالیک در بیاورید، می توانید از همان ماکرو مجددا استفاده کنید تا بعداً سلول های D1 و E1 را به صورت ایتالیک در آورید.

یک مرجع مطلق یا نسبی را انتخاب کنید، سپس می توانید شروع به کلیک کردن نمایید، قالب بندی کنید و به Sheets بیاموزید که می خواهید این اقدامات به چه ترتیبی تکرار شوند.

Google Sheets

حالا می توانید سلول ها را جابجا کنید، قالب های مختلف را اعمال کنید، توابع متفاوتی را ایجاد کنید و غیره.

بعد از اینکه همه اقدامات این ماکرو را ثبت کردید، روی گزینه “Save” کلیک کنید.

Google Sheets

برای ماکرو خود نامی انتخاب کنید. همچنین Google به شما این امکان را می دهد تا برای حداکثر ده ماکرو میانبر ایجاد کنید. اگر می خواهید یک ماکرو را به یک میانبر صفحه کلید وصل کنید، یکی از اعداد بین ۰ تا ۹ را در فضای موجود وارد کنید. پس از پایان کار، روی گزینه “Save” کلیک کنید.

Google Sheets

اگر می خواهید نام یا میانبر ماکرو خود را تغییر دهید، می توانید با کلیک بر روی مسیر Tools > Macros > Manage Macros، یک ماکرو را ویرایش نمایید.

Google Sheets

از پنجره باز شده، به دلخواه خود تغییرات لازم را انجام دهید و سپس روی گزینه “Update” کلیک کنید.

Google Sheets

دفعه بعدی که میانبر مربوط به ماکرو را اجرا کنید، ماکرو مورد نظر بدون نیاز به باز کردن منوی ماکرو از نوار ابزار، اجرا می شود.

اگر ماکرو شما از نوع یک مرجع مطلق است، می توانید با فشار دادن میانبر صفحه کلید ماکرو را اجرا کنید یا به Tools > Macros > Your Macro رفته و سپس روی گزینه مناسب کلیک کنید.

Google Sheets

در غیر این صورت اگر ماکرو شما از نوع یک مرجع نسبی باشد، سلول های موجود در صفحه گسترده خود را که می خواهید ماکرو روی آن ها اجرا شود را هایلایت نمایید و سپس میانبر مربوطه را فشار دهید، یا از مسیر Tools > Macros > Your Macro، روی آن کلیک کنید.

Google Sheets

موارد گفته شده در بالا شما را با ماکرو آشنا می کند.

موارد تکراری را حذف کنید

آیا می خواهید دسته ای از ورودی های تکراری را در صفحه گسترده خود حذف کنید؟ این امر با ویژگی داخلی Sheets Google که مسئول حذف ورودی های تکراری هستند، تداخلی ندارد. بدون نیاز به نوشتن هیچ اسکریپتی یا انجام دستی آن، مقادیر تکراری را به راحتی از صفحه گسترده خود حذف کنید.

جدول / سلول هایی را که شامل موارد تکراری هستند را هایلایت کنید، سپس روی Data > Remove Duplicates کلیک کنید. اگر داده های شما یک ردیف هدر نیز دارند، حتماً کادر ” Data has header row ” را علامت بزنید، سپس روی “Remove Duplicates” کلیک کنید.

بهترین افزودنی های Google Sheets

اکنون که تمام اصول اولیه Google Sheets را آموخته اید، می توانید با افزودن افزودنی ها، به یک کاربر حرفه ای تبدیل شوید. افزودنی ها بسیار شبیه به افزونه های مرورگرهای وب هستند، اما مختص به Google Sheets هستند و به شما این امکان را می دهند تا ویژگی های اضافی ارائه شده توسط توسعه دهندگان شخص ثالث را بدست آورید. همچنین می توانید ابزارهایی را نصب کنید تا برای دست یافتن به نتایج و محاسبه فرمول ها به صورت خودکار، اسناد تحویل دادنی به دانشجویان، تولید گزارش های تجاری و حتی ارسال ایمیل از یک سند به طور مستقیم از این ابزارها استفاده کنید.

howtogeek

ارسال یک پاسخ

لطفا دیدگاه خود را وارد کنید!
لطفا نام خود را در اینجا وارد کنید